Voor de webshop en het contact en de opdrachten die daaruit volgen. Voor opslag in je browser is er ook een aparte cookieverklaring.
1. Wie verantwoordelijk is
Haarlemamsterdam B.V. is verantwoordelijk voor de hieronder beschreven verwerking van persoonsgegevens onder het merk Ha! Premiums. Ons adres is Baarnsche Dijk 10, 3741 LS Baarn, Nederland; KvK 64594432. Voor privacyvragen en verzoeken kun je mailen naar info@ha-premiums.nl of bellen met 020 214 64 64.
Deze verklaring gaat over shop.ha-premiums.nl en de aanvragen, zakelijke contacten en opdrachten die we via deze catalogus behandelen. Bij verwijzingen naar andere websites gelden ook de privacyregels van die websites.
2. Welke gegevens we ontvangen
Bij een vraag of offerteaanvraag ontvangen we de gegevens die je zelf met ons deelt: bijvoorbeeld naam, organisatie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, productkeuzes, gewenste aantallen, leverdatum en de inhoud van je bericht. Bij een opdracht kunnen daar factuur- en aflevergegevens, correspondentie, ontwerpen, namen voor personalisatie en betaal- of ordergegevens bijkomen.
We ontvangen gegevens doorgaans rechtstreeks van jou. Soms geeft een collega, opdrachtgever of zakelijke samenwerkingspartner jouw contact- of aflevergegevens door voor een concrete opdracht. We gebruiken deze gegevens alleen voor die zakelijke relatie en informeren je waar de AVG dat vereist.
Bij een bezoek aan de website verwerkt de hostingomgeving technische gegevens, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browserinformatie en foutmeldingen. Dit is nodig om de website te leveren, storingen te onderzoeken en misbruik tegen te gaan. Deel geen gevoelige persoonsgegevens in een vrije tekst of upload als die niet nodig zijn.
3. Wat het aanvraagformulier wel en niet verstuurt
De huidige webshop maakt van je selectie en formuliergegevens een conceptbericht dat je in je eigen e-mailprogramma kunt openen. Alleen invullen of bekijken verstuurt je contactgegevens niet naar ons. Pas als je de e-mail zelf verzendt, ontvangen we de inhoud via e-mail. Kopiëren naar je klembord gebeurt alleen als je daarvoor kiest.
De bewaarde productselectie staat in de lokale opslag van je browser. Daarin staan productgegevens en keuzes, zoals aantallen en bedrukking; het formulier slaat daar geen naam, telefoonnummer of e-mailadres op. Er is geen openbaar klantaccount of online betaalfunctie. De site gebruikt op dit moment geen advertentietrackers, bezoekersprofilering of analytische diensten van derden.
4. Waarvoor we gegevens gebruiken en op welke grondslag
- Vragen beantwoorden en een offerte voorbereiden: om op jouw verzoek stappen te zetten naar een overeenkomst wanneer jij zelf de contractspartij bent. Ben je contactpersoon van een organisatie, dan is ons gerechtvaardigd belang het verzorgen van dat zakelijke contact en die aanvraag.
- Een opdracht uitvoeren, bedrukking afstemmen, bezorgen, factureren en klachten oplossen: voor uitvoering van de overeenkomst, of bij contactpersonen en ontvangers namens een organisatie voor ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige uitvoering daarvan.
- Financiële en fiscale administratie: om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
- Websitebeveiliging, storingsonderzoek en bescherming tegen misbruik of juridische aanspraken: op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienstverlening en bescherming van onze rechten. We beperken de gegevens tot wat daarvoor nodig is en wegen de privacybelangen mee.
- Nieuwsbrieven of andere commerciële e-mail: alleen met toestemming of wanneer een wettelijke uitzondering voor een bestaande klantrelatie van toepassing is. Je kunt je altijd afmelden of bezwaar maken, zonder gevolgen voor de afhandeling van een lopende opdracht. Een offerteaanvraag is op zichzelf geen toestemming voor een nieuwsbrief.
Verplichte gegevens bij een aanvraag zijn nodig om op je vraag te reageren. Andere velden zijn optioneel. Verstrek je voor een opdracht noodzakelijke gegevens niet, dan kunnen we die opdracht mogelijk niet uitvoeren; dat bespreken we met je. We gebruiken geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor je heeft of je op vergelijkbare wijze wezenlijk raakt.
5. Systemen en partijen die gegevens kunnen verwerken
Voor e-mail, documenten, onze eigen CRM en onze maildatabase werken we in de Microsoft 365-omgeving. De webshop wordt gehost bij mijn.host. Gegevens kunnen voor hun taak toegankelijk zijn voor onze bevoegde medewerkers en voor dienstverleners die hosting, e-mail, opslag, technisch beheer of administratie verzorgen.
Voor uitvoering van een opdracht delen we zo nodig beperkte gegevens met productie- en drukwerkpartners, vervoerders en afleverpartners. Bijvoorbeeld een afleveradres voor bezorging of een naam die op een product moet komen. We kunnen gegevens ook delen met onze accountant, juridisch adviseur of een bevoegde instantie wanneer dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is. We verkopen geen persoonsgegevens.
Waar een dienstverlener namens ons gegevens verwerkt, moeten passende verwerkersafspraken gelden. Sommige ontvangers, zoals een zelfstandig adviseur of een bevoegde instantie, hebben een eigen wettelijke verantwoordelijkheid. Niet iedere leverancier ontvangt automatisch jouw contactgegevens.
6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Bij cloud- en ondersteuningsdiensten, zoals Microsoft 365, of bij een internationale productie- of leveringsopdracht kan verwerking of toegang van buiten de Europese Economische Ruimte aan de orde zijn. Een Nederlands hostingadres betekent daarom niet dat iedere verwerking uitsluitend in Nederland plaatsvindt.
Een doorgifte mag alleen plaatsvinden met een geldige AVG-grondslag voor internationale doorgifte, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen met waar nodig aanvullende maatregelen. We beperken daarbij welke persoonsgegevens voor de opdracht of dienst nodig zijn. Via info@ha-premiums.nl kun je informatie vragen over de voor jouw gegevens relevante ontvangers, landen en toepasselijke waarborgen.
7. Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. Voor een aanvraag zonder opdracht is dat de periode waarin de aanvraag en de afgesproken opvolging lopen. Daarna bewaren we alleen gegevens die nog nodig zijn voor een lopende zakelijke relatie, een concrete aanspraak of een wettelijke verplichting.
Bij opdrachten bewaren we de noodzakelijke correspondentie en ordergegevens zolang die relevant zijn voor uitvoering, garantie, klachten en mogelijke juridische aanspraken. Gegevens die tot de fiscale basisadministratie behoren bewaren we in beginsel zeven jaar, of langer wanneer een specifieke wettelijke bewaarplicht dat vereist. Dat betekent niet dat iedere websitebezoeker of ieder e-mailbericht zeven jaar wordt bewaard.
Voor commerciële e-mail bewaren we contact- en voorkeurgegevens zolang er een geldige grondslag is. Na afmelding kan een minimale uitsluitregistratie nodig blijven om je keuze te respecteren. Technische logs bewaren we voor de noodzakelijke beveiligings- en onderzoeksperiode; bij een concreet incident kan relevante informatie langer nodig zijn. Back-ups worden volgens de toepasselijke vervangingscyclus overschreven en zijn niet bedoeld als een zelfstandig klantenarchief.
De bewaartermijnen van cookies en de lokale productselectie staan in de cookieverklaring. Voor een concreet dossier kun je ons vragen welke bewaartermijn of welk criterium daarop van toepassing is.
8. Zorgvuldig omgaan met gegevens
We treffen passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op het soort gegevens en het risico. Daaronder vallen versleuteld websiteverkeer, afgeschermd beheer en beperking van toegang tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben. Geen enkele digitale dienst kan absolute veiligheid garanderen. Vermoed je een beveiligingsprobleem, meld dit dan via info@ha-premiums.nl zonder daarbij onnodig persoonsgegevens mee te sturen.
9. Jouw rechten en contact
Je kunt verzoeken om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens. Onder de wettelijke voorwaarden kun je ook beperking van de verwerking of overdraagbaarheid vragen, of bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Berust een verwerking op toestemming, dan kun je die voor de toekomst intrekken; eerdere rechtmatige verwerking blijft daardoor rechtmatig.
Mail je verzoek naar info@ha-premiums.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken kan dit volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; we laten dat binnen de eerste maand met een reden weten. We kunnen gericht informatie vragen om je identiteit te controleren, maar vragen niet standaard om een volledige kopie van je identiteitsbewijs.
Soms kunnen we niet alle gegevens verwijderen, bijvoorbeeld door een fiscale bewaarplicht of een concrete rechtsvordering. We leggen dan uit waarom en beperken de verdere verwerking waar dat nodig is. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. We stellen het op prijs als je je vraag of bezwaar ook rechtstreeks aan ons voorlegt, maar dat is geen voorwaarde voor een klacht.
10. Wijzigingen in deze verklaring
Bij veranderingen in de webshop of onze verwerking passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat de versiedatum. Voor een wezenlijk nieuw gebruik van gegevens informeren we je waar dat nodig is afzonderlijk en vragen we toestemming wanneer de wet dat vereist. Een wijziging van deze tekst is op zichzelf geen toestemming voor nieuw gebruik.
Een vraag over deze afspraken?
Neem contact op met Ha! Premiums. We helpen je graag verder.